كيف تصممون مكتباً في دبي يعزّز إنتاجية الفرق

ابدؤوا بطريقة عمل فريقكم

قبل أن يرسم أحد مخطط الطابق، اجمعوا الحقائق عن عملكم أنتم. كم شخصاً يوجد في المكتب في يوم عادي، وهل يتغير ذلك على مدار الأسبوع؟ من يحتاج إلى الهدوء، ومن يقضي يومه في المكالمات، وكم مرة يزوركم العملاء؟ وما حجم النمو الذي تتوقعونه خلال مدة الإيجار؟

تحدد هذه الإجابات نسبة المكاتب المفتوحة إلى الغرف المغلقة، وعدد مساحات الاجتماعات وحجمها، ومقدار التخزين الذي تحتاجون إليه. والمخطط المبني عليها يتفادى أكثر شكويين شيوعاً: غرف اجتماعات محجوزة دائماً، ومناطق مفتوحة أكثر ضجيجاً من أن يتمكن المرء من التفكير فيها. ومن هذه النقطة تحديداً تنطلق خدمة تخطيط المساحات لدينا.

اختيار المزيج المناسب من بيئات العمل

تجمع معظم المكاتب الناجحة بين عدة بيئات عمل بدلاً من الاعتماد على بيئة واحدة:

• مكاتب في مساحة مفتوحة للفرق التي تتعاون باستمرار. وهي موفرة للمساحة، لكنها تحتاج إلى معالجة صوتية وغرف هادئة قريبة.
• مكاتب خاصة أو غرف مغلقة للإدارة العليا والموارد البشرية والمالية، أو لكل من يجري مكالمات سرية.
• غرف التركيز والأكشاك الهاتفية، وهي مساحات صغيرة مغلقة تخفف الضغط عن غرف الاجتماعات.
• مناطق التعاون بمقاعد مريحة أو طاولات مرتفعة للنقاشات القصيرة غير الرسمية.
• المساحات المساندة: غرفة الإعداد (البانتري)، والطباعة، والتخزين، وغرفة اتصالات جيدة التهوية، وغرفة للصلاة إن رغبتم في ذلك.

ويُظهر مشروعنا لتجهيز مكتب في ساحة بني ياس في ديرة هذا التوازن عملياً: مناطق تعاون مفتوحة إلى جانب مكاتب خاصة مغلقة للعمل المركّز، مع منطقة استقبال وغرف اجتماعات مخططة حول زيارات العملاء.

الاستقبال والمناطق المخصصة للعملاء

الاستقبال هو المكان الذي يكوّن فيه الزوار انطباعهم عن عملكم، لذا يستحق من العناية التصميمية لكل متر مربع أكثر من أي مكان آخر. فمكتب استقبال مصمم حسب الطلب، وإضاءة مدروسة، ولمسات مقتصدة تعكس هوية العلامة، تفعل أكثر مما يفعله شعار كبير. اجعلوا مقاعد الانتظار مرئية من مكتب الاستقبال، ووفّروا للزوار مساراً واضحاً إلى غرف الاجتماعات يتجنب مناطق العمل، وضعوا أفضل غرفة اجتماعات لديكم أقرب ما يمكن إلى المدخل.

وبالنسبة إلى الشركات التي تستقبل العملاء كثيراً، فإن قاعة مجلس الإدارة المزودة بمعدات سمعية وبصرية موثوقة وإضاءة قابلة للتحكم وعزل صوتي متين كثيراً ما تكون أثمن غرفة في الطابق.

الهوية والتشطيبات

ينبغي أن تظهر هوية العلامة في المواد والألوان والتفاصيل، لا في شعارات مكتوبة على الجدران. فلوحة ألوان هادئة بملامس طبيعية جيدة، وبضع مواد مختارة بعناية للمسات المميزة، وتفاصيل نجارة متسقة، تعكس ثقة وتدوم أطول من تصميم مبني حول الشعار الحالي. اختاروا تشطيبات تتحمل الاستخدام اليومي المكثف: أرضيات تصمد أمام عجلات الكراسي وحركة الأقدام المستمرة، وتشطيبات جدران يمكن تنظيفها أو ترميمها موضعياً، وأسطح عمل في غرفة الإعداد تقاوم البقع والحرارة. فالمظهر الفاخر الذي تظهر عليه كل خدشة مبكراً لا يخدم علامتكم، لذا ينبغي أن تكون المتانة وسهولة الصيانة جزءاً من المتطلبات منذ البداية.

الصوتيات والإضاءة والتبريد والتقنية

الصوتيات

الضوضاء هي الشكوى الأكثر تكراراً في المكاتب المفتوحة. وتساعد في الحد منها بلاطات السقف الماصة للصوت أو الألواح الصوتية المعلّقة، والأرضيات الناعمة في مناطق الحركة، والألواح الجدارية، والحواجز القماشية. وينبغي أن تمتد قواطع غرف الاجتماعات حتى البلاطة الخرسانية أو أن تُعالَج صوتياً فوق السقف المستعار، وإلا انتقل الصوت من فوقها. وتبدو القواطع الزجاجية منفتحة، لكنها تحتاج إلى زجاج بتصنيف صوتي وعوازل محكمة لتوفر خصوصية حقيقية.

الإضاءة

وزّعوا الإضاءة العامة وإضاءة المهام وإضاءة الإبراز في طبقات، وأبعدوا الوهج عن الشاشات، وحافظوا على درجة حرارة لونية موحدة في أرجاء الطابق. واستفيدوا من ضوء النهار حيث تسمح الواجهة، لكن تذكّروا أن الشمس المنخفضة القوية على الواجهتين الشرقية والغربية قد تجعل المكاتب المحاذية للواجهة غير مريحة في دبي، لذا ينبغي تحديد الستائر وأغشية الزجاج واتجاه المكاتب معاً.

التبريد والهواء

يرتبط تجهيز مكتبكم عادةً بنظام التبريد في المبنى. وإضافة جدران أو غرف مغلقة أو مساحات عالية الإشغال تغيّر طريقة توزيع الهواء، لذا ينبغي مراجعة تصميم أنظمة التكييف والتهوية بالتوازي مع التوزيع، لا بعده.

الكهرباء والبيانات والأنظمة السمعية والبصرية

حددوا مبكراً مواضع علب المآخذ الأرضية للمكاتب الوسطية، وأماكن الشاشات وكاميرات مؤتمرات الفيديو، وكيف تصل إليها الكابلات. فهذه أمور يسهل التخطيط لها، ويكلف تعديلها كثيراً بعد إغلاق الأسقف والأرضيات. وتنسيقها مع بقية الأعمال الكهروميكانيكية جزء مما ينبغي أن يتولاه عنكم مقاول التجهيز الداخلي.

وأخيراً، امنحوا الكراسي المريحة المصممة وفق معايير بيئة العمل والمكاتب القابلة لتعديل الارتفاع نصيبها العادل من الميزانية. فهي ما يستخدمه موظفوكم لساعات كل يوم.

كيف تؤثر الموافقات وقواعد المبنى في تجهيز المكاتب

يتطلب تجهيز المساحات التجارية في دبي عادةً تقديم الرسومات واعتمادها قبل بدء العمل. وبحسب المبنى والمنطقة أو المنطقة الحرة التي يقع فيها، قد يشمل ذلك المالك أو إدارة المبنى، والمطوّر الرئيسي، والجهات الحكومية المختصة، مع عمليات تفتيش أثناء الأعمال. كما تضع المباني قواعدها الخاصة بشأن ساعات العمل والتوصيلات والأعمال المسببة للضوضاء ودخول المقاولين.

ونحن نُعدّ الرسومات وندير تقديم هذه الطلبات والحصول على الاعتمادات ضمن الجدول الزمني للمشروع. وتشرح صفحة موافقات الجهات الحكومية لدينا كيف نتولى ذلك.

كيف تخططون للميزانية

تتشكّل تكاليف تجهيز المكاتب من خلال عدد قليل من القرارات:

• المساحة، وهل تبدؤون من هيكل خام أم تعيدون تهيئة تجهيز قائم.
• عدد الغرف المغلقة، والقواطع، والأسطح الزجاجية.
• نطاق الأعمال الكهروميكانيكية: تعديلات التكييف والتهوية، والكهرباء، والبيانات، وتعديلات الوقاية من الحريق وسلامة الأرواح.
• درجة المواد في الأرضيات والأسقف وتشطيبات الجدران وأعمال النجارة.
• أعمال النجارة حسب الطلب مثل مكاتب الاستقبال ووحدات غرفة الإعداد وجدران التخزين.
• مواصفات الأثاث والأنظمة السمعية والبصرية.

تحققوا بدقة مما يوفره المالك، وما يُلزمكم عقد الإيجار بإعادته إلى حالته الأصلية عند المغادرة، لأن كليهما يغيّر التكلفة الفعلية للمشروع.

تسلسل مراحل مشروع المكتب

1. المتطلبات وبرنامج المساحات. عدد الموظفين، وبيئات العمل، والنمو، والهوية.
2. تخطيط المساحات والفكرة التصميمية. خيارات التوزيع، ثم المخطط المفضّل مع لوحات الإلهام (مود بورد) والتصور ثلاثي الأبعاد.
3. مستندات التنفيذ. رسومات ومواصفات تفصيلية للموافقات والتسعير.
4. الموافقات. تقديم الطلبات إلى المالك وإدارة المبنى والجهات الحكومية.
5. التجهيز الداخلي. القواطع، والأعمال الكهروميكانيكية، والأسقف، والأرضيات، وأعمال النجارة، والتشطيبات.
6. الأثاث والتجهيزات والمعدات. التوريد والتركيب.
7. الاختبار وفحص العيوب والتسليم. عمليات التفتيش، والاعتمادات حيث تلزم، ثم الانتقال إلى المكتب.

وإذا كان لا بد من استمرار العمل، فمن الممكن أحياناً تنفيذ الأعمال على مراحل بحيث يظل جزء من الطابق قيد الاستخدام، وفقاً لما يسمح به المبنى.

أخطاء يكلّف إصلاحها كثيراً لاحقاً

• التصميم لعدد الموظفين الحالي دون مجال للنمو.
• قلة غرف الاجتماعات الصغيرة والأكشاك الهاتفية.
• تأجيل تحديد مواضع الأنظمة السمعية والبصرية والبيانات والكهرباء إلى ما بعد إغلاق الأسقف.
• قواطع زجاجية بلا أداء صوتي.
• تجاهل شروط إعادة المساحة إلى حالتها الأصلية في عقد الإيجار.
• اختيار الأثاث بناءً على مظهره وحده.

التخطيط لمكتب في دبي

يتولى Xena Design & Build مشاريع المكاتب من تخطيط المساحات والتصميم مروراً بالموافقات والتجهيز الداخلي وصولاً إلى الأثاث. اطّلعوا على خدمة التصميم الداخلي للمكاتب لدينا، أو تواصلوا معنا مع الموقع والمساحة وعدد الموظفين لتحصلوا على تقدير مبدئي للتكلفة وجدول زمني مقترح خلال يوم عمل واحد.