如何設計讓團隊高效工作的杜拜辦公室
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杜拜的辦公室要好用，佈局必須配合您團隊實際的工作日常：先考慮專注工作、會議及客戶來訪之間的比重，然後才是飾面。先把設計要求定好，再按大廈的規定及設施加以核實，正是有助員工工作的辦公空間與只是上鏡好看的辦公空間之間的分別。
從團隊的工作方式入手
在任何人繪製平面圖之前，先收集有關您自己業務的資料。平日有多少人在辦公室？一星期內會否有變化？誰需要安靜的環境，誰整天都在通電話，客戶來訪的頻率有多高？您預計在租期內會有多大的增長？
這些答案決定開放式座位與獨立房間的比例、會議空間的數量及大小，以及所需的儲物空間。以此為基礎的平面規劃，可避免兩個最常見的投訴：會議室總是被預約一空，以及開放區域嘈吵得令人無法思考。我們的空間規劃服務正是從這一點開始。
選擇合適的工作空間組合
大多數成功的辦公室都會結合多種工作空間，而非只依賴一種：
- 開放式辦公枱，適合需要經常協作的團隊。雖然節省空間，但需要聲學處理，並在附近設置安靜的房間。
- 獨立辦公室或辦公間，供管理層、人力資源、財務或任何需要處理保密通話的人使用。
- 專注室及電話間，這些小型封閉空間能減輕會議室的壓力。
- 協作區，配備軟座或高枱，供簡短、非正式的討論使用。
- 輔助空間：茶水間、列印及儲物區、通風良好的通訊機房，以及按需要設置的祈禱室。
我們在德拉巴尼亞斯廣場完成的辦公室裝修，正好展示了這種平衡的實際效果：開放式協作區與供專注工作的獨立辦公間並存，接待處及會議室則圍繞客戶來訪而規劃。
接待處及面向客戶的區域
接待處是訪客對您業務形成印象的地方，因此每平方米所投放的設計心思應比任何地方都多。一張訂造的接待櫃枱、經過考究的燈光及含蓄的品牌元素，比一個巨大的標誌更有效。等候座位應在接待櫃枱的視線範圍內，讓訪客有一條避開工作區、直達會議室的清晰路線，並把最好的會議室設在最接近入口的位置。
對經常接待客戶的企業而言，一間配備可靠視聽設備、可調控燈光及良好隔音的董事會議室，往往是整層樓最有價值的房間。
品牌與飾面
品牌應透過物料、色彩及細節呈現，而不是在牆上寫標語。柔和的色調配以優質的天然質感、幾種精選的點綴物料及一致的木工細節，會顯得自信，而且比圍繞現有標誌打造的方案更經得起時間考驗。選擇飾面時應考慮日常的大量使用：能承受椅子腳輪及頻繁人流的地面、可以清潔或修補的牆身飾面，以及茶水間內耐污耐熱的枱面。高級的外觀若很快便處處留下刮痕，對您的品牌毫無益處，因此耐用度及保養便利應從一開始便納入設計要求。
聲學、燈光、冷氣及科技
聲學
噪音是開放式辦公室最常見的投訴。吸音天花板或吸音掛板、走廊區域的軟質地面、牆板及布藝屏風都有幫助。會議室的間隔牆應一直伸延至樓板，或在假天花之上加設聲學處理，否則聲音會從頂部傳出。玻璃間隔雖然看來開揚，但需要具隔音評級的玻璃及妥善的密封條，才能提供真正的私隱。
燈光
把環境照明、工作照明及重點照明分層配置，避免眩光照射屏幕，並在整層樓保持一致的色溫。在外立面許可的情況下善用日光，但要記住，在杜拜，東西兩面低角度的強烈陽光可能令靠窗座位不舒適，因此百葉簾、玻璃隔熱膜及辦公枱的方向應一併決定。
冷氣與空氣
您的裝修工程通常會接駁大廈的冷氣系統。加建牆身、封閉房間或人員密集的空間，會改變空氣的分佈方式，因此冷氣及通風（HVAC）設計應與佈局一併檢討，而不是在佈局確定後才處理。
電源、數據及視聽設備
應及早決定島式辦公枱需要在哪裏設置地台插座盒、屏幕及視像會議鏡頭的位置，以及線纜如何接駁。這些事項很容易規劃，但在天花及地面封閉後才加裝則費用高昂。把它們與其他機電工程協調，正是裝修承建商應為您處理的工作之一。
最後，應為人體工學椅及可調高度辦公枱預留合理的預算。這些都是員工每天使用好幾個小時的設備。
審批及大廈規定如何影響辦公室裝修
杜拜的商業裝修工程通常需要在動工前提交圖則並獲得批准。視乎大廈及其所在的區域或自由區，這可能涉及業主或大廈管理處、總發展商及相關政府部門，並在施工期間進行檢查。大廈亦會就施工時間、送貨、嘈吵工程及承建商出入訂立自己的規則。
我們會準備圖則，並把這些報批及驗收工作納入工程進度表內一併處理。我們的政府部門審批頁面會說明我們的處理方式。
如何規劃預算
辦公室裝修的費用由幾項決定所主導：
- 樓面面積，以及是由未裝修狀態開始，還是改造現有裝修。
- 封閉房間的數目、間隔牆及玻璃。
- 機電工程範圍：冷氣及通風改動、電力、數據，以及消防及生命安全系統的調整。
- 地面、天花、牆身飾面及木工的物料級別。
- 訂造木工，例如接待櫃枱、茶水間櫃組及儲物牆。
- 傢俬及視聽設備規格。
請清楚核實業主提供甚麼，以及租約要求您遷出時須還原哪些部分，因為兩者都會改變項目的實際成本。
辦公室項目的工程次序
- 設計要求及空間需求表。人數、工作空間類型、增長及品牌。
- 空間規劃及概念設計。先提出多個佈局方案，再以情緒板及3D效果圖發展首選方案。
- 施工文件。供審批及報價使用的詳細圖則及規格。
- 審批。向業主、大廈管理處及政府部門提交申請。
- 裝修。間隔牆、機電工程、天花、地面、木工及飾面。
- 傢俬、裝置及設備。採購及安裝。
- 測試、執漏及交付。檢查、在需要時進行驗收，然後遷入。
如業務必須持續運作，有時可以分階段施工，讓部分樓層保持使用，但須視乎大廈的規定而定。
日後修正代價高昂的錯誤
- 只按目前的人數設計，沒有預留增長空間。
- 小型會議室及電話間太少。
- 待天花封閉後才決定視聽設備、數據及電源的位置。
- 玻璃間隔沒有隔音性能。
- 忽略租約中的還原條款。
- 只憑外觀挑選傢俬。
在杜拜規劃辦公室
Xena Design & Build 為辦公室項目提供由空間規劃及設計，到審批、裝修及傢俬的全面服務。請參閱我們的辦公室室內設計服務，或聯絡我們並告訴我們地點、樓面面積及人數，我們會於一個工作天內提供初步估價及建議時間表。
